Quante volte vi è capitato di partecipare a una riunione che, nonostante sia ben organizzata e abbia un’agenda precisa, sembra girare a vuoto? O magari è una di quelle riunioni in cui, per quanto ci si sforzi, resta sempre una tensione nell’aria, come se ci fosse un ostacolo invisibile. È probabile che siate in presenza del famoso “elefante nella stanza”: un argomento rilevante, forse ingombrante, che nessuno ha il coraggio di affrontare.
Perché Evitiamo l’Elefante?
Le ragioni per cui si evita di toccare certi argomenti possono essere diverse, ma spesso si riducono a una difficoltà emotiva nel gestirli. A volte si teme che parlarne possa scatenare reazioni difficili da controllare o deviare l’attenzione dall’obiettivo principale. Così, ci si dice: “Meglio non tirare fuori quell’argomento per evitare complicazioni.”
Esempio
Immaginate che l’azienda abbia deciso di trasferirsi in una nuova sede, ma la notizia non è stata ancora ufficializzata. Durante una riunione, il responsabile evita di menzionare l’argomento perché, tecnicamente, la decisione non è stata comunicata formalmente. Eppure, tutti i partecipanti ne sono al corrente, e l’incertezza pesa sull’andamento della riunione. In questo contesto, l’elefante non solo è presente, ma rischia di compromettere l’efficacia dell’incontro. Speriamo solo che l’elefante, almeno, non faccia la cacca!
Come “Addestrare” l’Elefante: Consigli Pratici
Per evitare che l’elefante nella stanza crei tensioni non necessarie, è utile prendere spunto dagli addestratori più esperti: accogliere l’elefante con attenzione e con una domanda di apertura, per alleggerire l’ambiente e facilitare una comunicazione più fluida.
Il Check-in e altre Tecniche
Basta una semplice domanda per sciogliere il ghiaccio: “Come stai?” e fare un giro di tavolo dove tutti rispondono. Questo approccio apre la porta a una comunicazione più aperta. Un’altra domanda utile è: “Ci sono argomenti che vorreste trattare all’interno della riunione?”. Questo invito permette di mettere subito sul tavolo eventuali preoccupazioni o temi caldi, affrontandoli prima che diventino elefanti ingombranti.
Esistono anche altre situazioni che richiedono un approccio un po’ più diretto. Ad esempio, se durante il check-in l’elefante non emerge, potremmo essere noi stessi a sollevare l’argomento, dichiarando apertamente che ci risulta difficile ignorarlo e continuare come se nulla fosse. Questo è un caso di “standing”, un concetto che abbiamo esplorato nella precedente newsletter.
In altre situazioni, l’elefante potrebbe esserci, ma chi gestisce la riunione non se ne accorge, magari perché ignora il problema. In queste circostanze, un buon consiglio è riconoscere apertamente che il meeting non sta andando come previsto e che qualcosa sembra ostacolare una comunicazione serena. Una frase come: “Scusate, ho la sensazione che qualcosa non stia funzionando oggi. C’è qualcosa che dovremmo affrontare? Potete aiutarmi a capire cosa ci sta bloccando?” può fare la differenza, incoraggiando il gruppo a esprimere eventuali preoccupazioni.
Conclusione
Ricordiamoci: un ambiente trasparente non è solo un luogo dove si raggiungono obiettivi, ma anche uno in cui le persone si sentono ascoltate e libere di esprimere le loro opinioni. E, in fondo, non è proprio questo il vero obiettivo di una riunione?
Approfondimento
Se vuoi approfondire ti suggerisco questo TED talk sulla difficoltà che la stessa società ha nell’affrontare alcune situazioni mastodontiche e quanto sia difficile attivare un cambiamento. Parla anche di una bellissima e strana (quanto efficace) collaborazione tra due colleghi.