Quando entro in un workshop e dichiaro ai partecipanti che passeremo le prossime 8 ore insieme (a volte anche il giorno successivo, quindi 16 ore in totale), vedo spesso facce perplesse. Poi aggiungo che non si può toccare il cellulare e che ci sarà da interagire molto. E a quel punto, vedo proprio il panico.
Flash forward: il workshop finisce. Nessuno si alza. Le persone non vogliono andarsene. Perché? Perché è stato un viaggio. E molti temono che, da domani, si torni alla solita routine.
Tutta questa premessa per dire che, quando sento parlare di “durata ottimale” per una riunione, sorrido. Certo, se la riunione è una palla inutile, meglio farla durare sei minuti e chiuderla lì. Ma il vero problema delle riunioni non è la durata. È la difficoltà di dare spazio alle persone.
Una delle lamentele più comuni sui manager è: “Parla solo lui/lei.”
E spesso, quando faccio coaching ai manager, mi chiedono: “Come posso avere più leadership?”
E allora faccio 2+2.
I workshop che conduco funzionano perché sono progettati per far partecipare i partecipanti (da qui il nome). Le riunioni a cui partecipiamo, invece, sono fatte per riunire? Gli incontri servono davvero per incontrarsi? Le discussioni vengono chiamate per discutere?
A volte sì. Spesso no.
Ecco due domande vitali da porsi per rendere un incontro degno di questo nome:
1. Perché sto chiamando questa riunione?
Se la risposta è “Perché è la nostra riunione settimanale”, fermati. Le routine non sono sbagliate di per sé, ma una riunione inutile ripetuta per anni è un delitto.
Un modo semplice per migliorare è dedicare la prossima riunione a una domanda: “Cosa trovate utile in questo meeting e cosa vorreste cambiare?”
Se posta nel modo giusto, questa domanda responsabilizza il team, perché il meeting è loro, non solo del capo.
2. Ho previsto in agenda un commento da tutti i partecipanti?
Non valgono interrogazioni tipo “A che punto è quell’attività X?” o “Quando entra l’ordine Y?”
Vale invece una domanda che faciliti il confronto. Anche solo un giro di tavolo:
“Mi dite il vostro punto di vista su questa questione? Vorrei sentire tutti. Chi vuole iniziare?”
Forse durerà più di mezz’ora. Ma sarà più efficace. E darà energia al team.